为加强后勤管理处赭山校区公共会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合后勤管理处实际，特制定本办法。
第一条 公共会议室是专门用于召开会议、研讨工作的地方。会议室由处综合办公室统一管理，负责使用登记与调度等相关工作。
第二条 为了避免会议时间发生冲突，各部门使用会议室需提前通知处综合办公室，填写《会议室使用申请单》，以便统一安排。
第三条 填写《会议室使用申请单》时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人员等，如有需要综合办公室协办的事项需提前注明，以便综合办公室根据情况做好相关协调安排。
第四条 正常工作日，各部门需提前半天填写申请单，双休使用会议室需在上周五向处综合办公室报备。外单位来我单位调研，需提前一天通知处综合办公室。
第五条 会议室使用遵循先登记先使用、先紧急后一般、先全局后部门的原则；各部门之间可本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况、紧急会议可先通知处综合办公室负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。
第六条 使用人应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若长时间未到，则会议室使用权由综合办公室另作安排。
第七条 如部门临时取消申请，再使用时，需重新申请。部门应在预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。
第八条 如需使用会议室设备（投影PPT），应提前说明。
第九条 各部门在会议期间要倡导参会人员爱护公共设施，自觉维护会议室的环境卫生。
第十条 会后使用部门应关闭投影仪、空调，椅子及时归位，确保各种电器断电、门窗关闭，室内卫生清理由管辖该楼宇物业负责。如发现设备故障和公物损坏应及时告知处综合办公室，以便安排修理。
第十一条 未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室、不得擅自挪用会议室桌椅等物品。若要借用会议室内物品，需经过综合办公室负责人许可。借用完毕后，需及时归还。
第十二条 本办法自发布之日起实行。
2017年9月5日
